9 Dokumenty rozliczeniowe i kiedy należy ich używać (2024)

1. Faktura

Co to jest faktura?

Faktura jest ogólnym zestawieniem dostarczonych towarów i usług. Jest wysyłany do klienta, aby pokazać mu, jakie usługi otrzymał i ile jest winien sprzedawcy. Co do zasady każdy element należy rozbić na części, aby zminimalizować spory. Na przykład zamiast mówić „usługi trawnikowe – 100 USD”, zamiast tego wypisz osobne pozycje w oddzielnych wierszach, np. „Koszenie trawnika – 40 USD; zioło -25$; przycinanie drzew – 20 dolarów” i tak dalej.

Kiedy warto skorzystać z faktury?

W razie wątpliwości, jeśli klient jest Ci winien pieniądze, skorzystaj z faktury zbiorczej. To jest jasne i proste. Wszelkie zmiany w regulaminie lub pozycje, których nie ma w wykazie, można modyfikować w kolejnym opisie. Wyślij fakturę do klienta w ciągu 30 dni od wykonania powierzonej pracy.

Na początek skorzystaj z jednego z setek bezpłatnych szablonów fakturTutaj.

2. Ustawa podatkowa

Co to jest faktura podatkowa?

Kluczową różnicą między fakturą VAT a fakturą ogólną są podawane informacje podatkowe, w szczególności informacje dotyczące podatku GST (podatku od towarów i usług). Faktura podatkowa pokazuje dokładną kwotę podatku, którą kupujący musi zapłacić, i pozwala mu ubiegać się o ulgę podatkową przy składaniu zeznania podatkowego.

Kiedy warto skorzystać z rachunku podatkowego?

Faktura VAT jest zazwyczaj wysyłana do producenta lub innego podmiotu gospodarczego, który ponownie wykorzysta towary zakupione od pierwotnego dostawcy. Ta ustawa podatkowa umożliwi im ubieganie się o ulgi podatkowe od swoich zakupów.

Faktury podatkowe nie są konieczne we wszystkich przypadkach i mogą być nieco mylące, dlatego zapoznaj się z tym artykułem na temat różnic między fakturami a fakturami podatkowymi."Różnica pomiędzy"dla bardziej szczegółowego porównania.

3. Faktura Proforma

• Co to jest faktura proforma?*

Faktura proforma to dokument wysyłany do klienta przed dostawą produktu. To podstawowa różnica, którą należy wziąć pod uwagę. Faktura proforma podaje klientowi dokładną cenę, jaką ma zapłacić po dostarczeniu faktury końcowej. Jest to umowa wiążąca, dlatego wszelkie informacje zawarte na fakturze proforma są ostateczne.

Każdy przedmiot powinien być wyszczególniony osobno, wraz z ceną i niezbędnymi informacjami (waga, ilość itp.).

Kiedy warto skorzystać z faktury pro forma?

Faktury pro formaCzęsto wykorzystywane są przy transakcjach międzynarodowych, gdyż odbiorca może wówczas przygotować dla organów celnych informację o produktach przybywających do jego kraju.

Faktura proforma jest zwykle używana, gdy produkt jest fizycznie wysyłany i często zawiera dodatkowe informacje, takie jak waga i koszty wysyłki. Klient może również zażądać wystawienia faktury proforma na własny rachunek przed sfinalizowaniem transakcji.

4. Odbiór

Co to jest paragon?

Paragon to dokument potwierdzający płatność dokonaną przez klienta. Podstawowym celem paragonu jest przedstawienie dowodu, że obowiązek umowny dotyczący wymiany towaru lub usługi na towar lub usługę został wypełniony.

Kiedy należy skorzystać z paragonu?

Najlepiej jest wysyłać potwierdzenie do każdego klienta za każdym razem, gdy otrzymamy płatność. Stanowi to oficjalne potwierdzenie otrzymania płatności i umożliwia obu stronom odpowiednie dostosowanie swojej dokumentacji finansowej.

5. Dowód zakupu

Co to jest dowód zakupu?

Erudyta w wielu dziedzinachpowiedział to najlepiej. „Dowód sprzedaży przypomina przedstawienie faktury i płatności w jednej transakcji. Po sfinalizowaniu transakcji żadne pieniądze nie są należne.” Oznacza to, że klient zapłacił już kwotę i towar został już wymieniony.

Kiedy należy stosować dowód sprzedaży?

Mówiąc najprościej, dowód zakupu to dokument, który powstaje, gdy klient płaci pełną kwotę za produkt lub usługę w danym momencie, czyli w momencie wykonania usługi.

Pomyśl, że kupujesz od kwiaciarni. Przychodzisz, sprzedają ci kwiaty, dajesz im pieniądze, a oni dają ci pokwitowanie. Paragon ten jest w zasadzie paragonem sprzedaży, ponieważ wskazuje, że pieniądze zostały zapłacone w momencie dostarczenia produktu.

6. Cytat

Co to jest cytat?

Wycena to formalny dokument, w którym wyjaśniasz ceny przed wyrażeniem zgody na jakiekolwiek usługi. Krótko mówiąc, jest to cennik, który ma pokazać klientowi, ile zapłaci, jeśli zdecyduje się na współpracę z Tobą.

Podobnie jak poprzednie dokumenty, wyceny i budżety powinny być wyszczególnione, pokazując, ile klient zapłaci za każdy przedmiot lub każdą część oferowanych usług.

Kiedy warto użyć cytatu?

Wycenę należy przedstawić podczas formalnych negocjacji usług z potencjalnym klientem lub tuż przed uzgodnieniem takich usług. W wycenie wszystkie ustne ustalenia mają formę pisemną, więc po otrzymaniu ostatecznej faktury nie będzie żadnych sporów ani nieporozumień co do ceny.

7. Szacowanie

Co to jest szacunek?

Szacunek to po prostu oszacowanie, ile będą kosztować końcowe usługi. Pod pewnymi względami przypomina wycenę, ale szacunki są bardziej nieformalne. Dzięki szacunkowi jest więcej miejsca na dyskusję na temat ceny po obu stronach.

Kiedy warto skorzystać z wyceny?

Szacunki, choć podobne do wycen, powinny być wykorzystywane w pierwszej kolejności, we wstępnych rozmowach z potencjalnym klientem. Daje to każdej ze stron wyobrażenie o oczekiwaniach drugiej strony i pozostawia obu stronom pewne pole manewru. Po uzgodnieniu ceny wycena może zostać przesłana w formie formalnej wyceny lub nawet faktury proforma.

8. Nota kredytowa/nota kredytowa

Co to jest nota kredytowa/nota kredytowa?

Dokumenty te pełnią tę samą funkcję, dlatego zebraliśmy je tutaj razem. Jest to dokument wręczany klientowi po dokonaniu płatności lub otrzymaniu faktury w celu zaoferowania pewnego rodzaju rabatu pozakupowego i wskazujący, dlaczego klient otrzymał niższą cenę.

Kiedy warto skorzystać z noty kredytowej lub noty kredytowej?

Zawsze, gdy klient jest winien pieniądze z tytułu transakcji, może wystawić notę ​​kredytową/kredytową. Na przykład, jeśli klient zwróci produkt, musisz wystawić notę ​​kredytową ze zwróconymi pieniędzmi, wskazując powód zwrotu. Co do zasady, za każdym razem, gdy pieniądze są zwracane klientowi, należy wystawić notę ​​kredytową.

Ponadto można je zastosować w innych wyjątkowych przypadkach. Załóżmy, że masz promocję 30% zniżki rozpoczynającą się w piątek, ale klient zapłacił pełną cenę zaledwie dwa dni wcześniej. Jeśli skontaktują się z Tobą w celu złożenia skargi, możesz zaoferować im 30% (lub inny procent) zwrotu kosztów i wystawić notę ​​kredytową obejmującą dane obu stron.

9. Zamówienie zakupu

Co to jest zamówienie zakupu?

Zamówienie zakupu to dokument wysyłany przez klienta do dostawcy przed dostawą. Jest to używane jako formalna prośba o zakup produktu lub usługi.

Kiedy warto skorzystać ze zlecenia zakupu?

Możesz poprosić swoich klientów o sfinalizowanie zamówienia, aby uzyskać formalny zapis zamówienia przed dokonaniem transakcji i upewnić się, że faktura odzwierciedla żądaną kwotę. Dodatkowo powinieneś także wysłać zamówienie do dowolnego dostawcy, z którego korzysta Twoja firma, gdy potrzebujesz większej ilości surowców.

Aby rozpocząć pracę z którymkolwiek z tych dokumentów, przejdź do naszegogenerator fakturi wybierz jeden z ponad 100 dostępnych szablonów!